„Was kostet das denn?" ist die Frage, die im Kennenlerngespräch fast immer als Letztes kommt – obwohl sie die meisten schon vorher beschäftigt. Deshalb hier die Antwort vorab, offen und mit Zahlen.
Ich beschreibe die drei üblichen Preismodelle, was jeweils dahintersteckt und wie du für dich ausrechnest, ab wann sich Delegieren trägt. Die genannten Spannen sind Orientierungswerte aus dem deutschen Markt – die tatsächlichen Preise unterscheiden sich je nach Spezialisierung und Erfahrung deutlich.
Modell 1: Abrechnung nach Stunden
Das verbreitetste Modell. Für allgemeine Assistenzaufgaben liegen die Stundensätze in Deutschland üblicherweise etwa zwischen 35 und 55 €, für spezialisierte Bereiche – Prozesse, Automatisierung, Buchhaltungsvorbereitung, Technik – eher zwischen 55 und 90 €.
Wofür es gut ist: unregelmäßiger, schwer planbarer Bedarf. Du zahlst wirklich nur, was anfällt.
Der Haken: Du fängst an zu rechnen. Bei jeder Kleinigkeit überlegst du, ob sie den Aufwand wert ist – und machst sie am Ende doch selbst. Genau das wolltest du eigentlich beenden. Dazu kommt: Wer nach Stunden abrechnet, verdient mehr, wenn etwas länger dauert. Das ist ein Anreiz, der in die falsche Richtung zeigt.
Modell 2: Festpreis pro Projekt
Ein abgegrenztes Ergebnis zu einem vorher vereinbarten Preis: ein dokumentierter Prozess, eine aufgeräumte Ablage, ein eingerichtetes Onboarding. Je nach Umfang bewegen sich solche Pakete typischerweise im Bereich von wenigen hundert bis einigen tausend Euro.
Wofür es gut ist: klar umrissene Vorhaben mit einem definierten Endzustand. Du weißt vorher genau, was du bekommst und was es kostet.
Der Haken: Der Umfang muss sauber abgegrenzt sein. Wenn während des Projekts ständig Neues dazukommt, wird es für eine Seite unfair. Deshalb gehört zu jedem Festpreis eine schriftliche Beschreibung, was enthalten ist – und was nicht.
So arbeite ich in der Kompakt-Analyse und den drei Bausteinen.
Modell 3: Monatliches Kontingent (Retainer)
Eine feste Stundenzahl pro Monat zu einem festen Preis. Verbreitet sind Pakete ab etwa fünf bis zehn Stunden monatlich; die Monatspreise beginnen meist im mittleren dreistelligen Bereich.
Wofür es gut ist: dauerhafte Zusammenarbeit mit regelmäßigem Bedarf. Die Kosten sind planbar, und die Rechnerei bei jeder einzelnen Aufgabe entfällt.
Der Haken: Nicht genutzte Stunden verfallen üblicherweise am Monatsende – das ist der Preis dafür, dass die Zeit für dich reserviert wird. Wenn dein Bedarf stark schwankt, passt das Modell nicht.
So funktioniert mein Monatspaket Entlastung.
Als Selbstständige stellt eine VA Umsatzsteuer in Rechnung, sofern sie nicht Kleinunternehmerin ist. Rechne bei allen genannten Zahlen mit netto. Dafür entfallen Lohnnebenkosten, Urlaubsanspruch, Lohnfortzahlung und Arbeitsplatzkosten – der Vergleich mit einer Anstellung geht anders aus, als die reinen Stundensätze vermuten lassen.
Die Rechnung: Ab wann lohnt es sich?
Es gibt eine einfache Schwelle. Delegieren lohnt sich, sobald du in der frei gewordenen Zeit mehr verdienst, als die Stunde kostet – oder sie für etwas nutzt, das dir mehr wert ist als das Geld.
Ein Rechenbeispiel
Nehmen wir eine Coachin mit einem Stundensatz von 120 €. Sie verbringt pro Woche etwa vier Stunden mit Backoffice: Termine koordinieren, Rechnungen vorbereiten, Unterlagen suchen, Mails sortieren.
- Vier Stunden pro Woche sind rund 17 Stunden im Monat.
- Bei 60 € Stundensatz kostet das Abgeben rund 1.020 € im Monat.
- Kann sie die frei gewordene Zeit zur Hälfte in Kundenarbeit stecken – etwa 8,5 Stunden zu 120 € – sind das rund 1.020 € zusätzlicher Umsatz.
Das ist eine schwarze Null. Der Punkt ist: Sie ist schon bei halber Umwandlung erreicht. Alles darüber ist Gewinn – und die restliche Zeit ist trotzdem frei.
Die zweite, ehrlichere Rechnung
Die Umsatzrechnung greift zu kurz, weil sie unterstellt, du wolltest jede freie Stunde in Arbeit umwandeln. Die meisten wollen das nicht – sie wollen abends den Laptop zumachen.
Dann lautet die Frage anders: Was ist es dir wert, vier Stunden pro Woche nicht mit Ablage zu verbringen? Und was kostet dich das Chaos an Stellen, die in keiner Rechnung auftauchen – der vergessene Nachfassanruf, die Anfrage, die zwei Wochen liegen blieb, die Rechnung, die niemand geschrieben hat?
Ab wann es sich noch nicht lohnt
Ehrlichkeitshalber auch das: Es gibt Situationen, in denen ich abrate.
- Weniger als etwa drei Stunden Bedarf im Monat. Der Abstimmungsaufwand frisst den Nutzen auf.
- Wenn nichts dokumentiert ist und du auch nichts dokumentieren lassen willst. Dann erklärst du jede Aufgabe jedes Mal neu – und delegierst nicht, sondern verdoppelst deine Arbeit.
- Wenn du in Wahrheit keine Aufgaben abgeben, sondern Entscheidungen abnehmen lassen willst. Das ist Beratung oder Coaching, nicht Assistenz.
- In sehr angespannten finanziellen Phasen. Eine VA ist eine Investition mit Vorlaufzeit, kein Rettungsanker.
Worauf du beim Vergleich achten solltest
Der Stundensatz allein sagt wenig. Diese Fragen sagen mehr:
- Wird Einarbeitungszeit in Rechnung gestellt oder nicht?
- Was passiert mit nicht genutzten Stunden?
- Wie ist die Mindestlaufzeit und wie lange die Kündigungsfrist?
- Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO und eine Verschwiegenheitsvereinbarung?
- Wie werden deine Zugangsdaten übertragen? (Die richtige Antwort ist: über einen Passwort-Manager, niemals per Mail.)
- Gehören die Ergebnisse dir und liegen sie in deinen eigenen Tools?
Gerade die letzten drei Punkte werden selten gefragt und sind die, bei denen es später unangenehm wird.
Meine Preise stehen offen auf der Website: Die Kompakt-Analyse startet bei 155 €, die Bausteine bei 495 €, Entlastung im Monatspaket bei 820 € – jeweils netto. Eine Übersicht findest du auf der Leistungsseite.