Der Moment, in dem jemand zusagt, ist der beste im ganzen Business. Und gleichzeitig der, in dem am meisten schiefgeht – weil danach zwölf Kleinigkeiten anstehen, die alle wichtig sind und keine davon Spaß macht.
Beim dritten Kunden merkt man: Man macht jedes Mal dasselbe, nur in anderer Reihenfolge und mit anderen Lücken. Der eine bekommt den Fragebogen, der andere nicht. Bei einem liegt der Vertrag im Downloads-Ordner, beim nächsten in der Mail. Dieser Artikel beschreibt, wie ein Onboarding aussieht, das bei jedem Kunden gleich gut läuft – und welcher Teil davon sich automatisieren lässt.
Zuerst: Was gehört überhaupt zum Onboarding?
Bevor irgendetwas automatisiert wird, muss der Ablauf feststehen. Für die meisten Coaches sieht er ungefähr so aus:
- Zusage kommt rein – mündlich im Gespräch oder per Mail
- Angebot beziehungsweise Vertrag rausschicken
- Unterschrift zurück, Auftrag bestätigt
- Rechnung stellen
- Kundenordner und CRM-Eintrag anlegen
- Willkommensmail mit den nächsten Schritten
- Vorab-Fragebogen verschicken und auswerten
- Nötige Zugänge oder Unterlagen einsammeln
- Kick-off-Termin vereinbaren
- Kick-off durchführen, Notizen ablegen
- Zahlungseingang prüfen
Elf Schritte. Bei drei Kunden im Monat sind das 33 Handgriffe, von denen keiner besonders schwer ist – die zusammen aber locker einen halben Arbeitstag fressen. Und weil sie langweilig sind, schiebt man sie auf.
Automatisiere nie einen Ablauf, den du noch nicht aufgeschrieben hast. Sonst automatisierst du das Chaos und es passiert nur schneller. Wie du einen Prozess sauber dokumentierst, steht hier.
Was sich lohnt zu automatisieren – und was nicht
Nicht jeder Schritt gehört an eine Maschine. Meine Faustregel: Automatisiere alles, was immer gleich abläuft und kein Urteilsvermögen braucht. Alles andere bleibt bei dir – idealerweise vorbereitet, sodass du nur noch prüfen und abschicken musst.
Gut geeignet
- Ordner anlegen nach festem Namensschema, mit den immer gleichen Unterordnern
- CRM-Eintrag erstellen und den Status auf „Onboarding" setzen
- Aufgabenliste erzeugen – alle elf Schritte als Checkliste mit Fristen
- Willkommensmail mit den nächsten Schritten und dem Link zum Fragebogen
- Fragebogen-Antworten ablegen, direkt beim richtigen Kunden
- Erinnerungen, wenn nach fünf Tagen keine Unterschrift oder kein Zahlungseingang da ist
- Terminbestätigungen und Kalendereinträge
Besser von Hand
- Das Angebot selbst – der Zuschnitt ist individuell, auch wenn die Vorlage steht
- Die persönliche Begrüßung – zwei eigene Sätze in der Willkommensmail machen den Unterschied
- Die Auswertung des Fragebogens – genau dafür stellst du die Fragen
- Alles Heikle: Zahlungserinnerung nach der zweiten Mahnung, Terminverschiebungen mit Erklärungsbedarf, Absagen
Der Reflex, möglichst viel zu automatisieren, führt zu Kunden, die sich wie Nummern behandelt fühlen. Der Trick ist, die Hülle zu automatisieren und den Inhalt persönlich zu lassen.
Der Ablauf im Detail
So sieht ein typisches Setup aus, das ich für Coaches baue. Als Beispiel-Tools nehme ich Notion als CRM, Google Drive für Dateien und Make als Verbindung – die Logik funktioniert genauso mit Asana, Airtable oder Microsoft 365.
Der Auslöser
Alles hängt an einem einzigen Handgriff: Du setzt im CRM den Status eines Kontakts auf „zugesagt". Das ist der bewusste Startknopf – kein automatischer Trigger aus einer Mail, weil man sich sonst nie sicher ist, ob wirklich alles geklärt war.
Was daraufhin passiert
- Im Drive entsteht der Ordner
2026-08_Nachname_Paketmit den Unterordnern Vertrag, Rechnungen, Unterlagen, Sessions. - Im CRM wird die Onboarding-Checkliste mit allen elf Schritten und Fälligkeiten angelegt.
- Der Vertragsentwurf wird aus der Vorlage erzeugt, Name und Paket eingesetzt, im Vertragsordner abgelegt – und dir als Aufgabe „prüfen und senden" zugewiesen.
- Die Willkommensmail wird als Entwurf vorbereitet, inklusive Fragebogen-Link. Du ergänzt zwei persönliche Sätze und schickst sie ab.
Aus elf Handgriffen sind zwei geworden: Vertrag prüfen, Mail persönlich machen. Der Rest ist erledigt, bevor du den Kaffee geholt hast.
Die Nachfassschleifen
Der unterschätzte Teil. Automatisierung hilft am meisten dort, wo du sonst schlicht vergisst nachzuhaken:
- Fünf Tage keine Unterschrift → Erinnerung als Aufgabe bei dir (nicht automatisch an den Kunden – ein persönliches „schaffst du das noch diese Woche?" wirkt besser als ein Systemmail)
- Fragebogen nach sieben Tagen nicht ausgefüllt → freundliche Erinnerungsmail, diesmal automatisch, weil unkritisch
- Zahlungsziel überschritten → Aufgabe bei dir mit allen Daten in der Beschreibung
- Kick-off gelaufen → Status auf „aktiv", Onboarding-Checkliste schließt sich
Womit du anfängst, wenn du wenig Zeit hast
Das komplette Setup ist ein Projekt von ein bis zwei Tagen. Wenn du erstmal klein anfangen willst, ist das die Reihenfolge mit dem besten Verhältnis von Aufwand zu Wirkung:
- Die Checkliste. Elf Punkte in deinem Aufgabentool als Vorlage, die du pro Kunde duplizierst. Kostet 20 Minuten, verhindert ab sofort vergessene Schritte. Das ist noch keine Automatisierung, aber der größte einzelne Sprung.
- Die Ordnerstruktur. Ein Musterordner mit den Unterordnern, den du kopierst und umbenennst. Weitere 15 Minuten.
- Die Mailvorlagen. Willkommensmail, Fragebogen-Erinnerung, Zahlungserinnerung – als Textbausteine in deinem Mailprogramm.
- Erst dann Make. Wenn die drei Punkte oben stehen und sich bewährt haben, lohnt es sich, sie zu verknüpfen.
Diese Reihenfolge ist wichtig. Wer mit Make anfängt, baut Automatisierungen für Abläufe, die sich zwei Wochen später als unpassend herausstellen – und darf alles neu machen.
Was es kostet
Make ist in der kostenlosen Variante für ein Solo-Business meist ausreichend; der Einsteigertarif liegt bei rund 9 € im Monat. Notion ist für Einzelpersonen kostenlos. Die eigentliche Investition ist die Einrichtungszeit – einmalig, danach läuft es.
Sobald Kundendaten automatisiert durch Tools laufen, gehören diese Tools in dein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, und du brauchst mit den Anbietern einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Bei Make, Notion und Google gibt es die zum Abschluss in den Kontoeinstellungen. Das ist in zehn Minuten erledigt – aber es muss erledigt sein.
Wenn du das aufgesetzt haben willst, ohne dich einzuarbeiten: Das ist genau der Inhalt meiner Bausteine Prozesse definieren & optimieren und Automationen einrichten. Ich nehme deinen Onboarding-Ablauf auf, dokumentiere ihn, richte ihn in deinen Tools ein und automatisiere die Schritte, bei denen es sich lohnt – mit Einweisung per Video.